Perché un'organizzazione ha bisogno di un sistema di e-procurement?
Un sistema di e-procurement mira a snellire il processo di ricerca, confronto e acquisto degli articoli da parte dei dipendenti in un negozio online. Questo sistema interno funziona in modo molto simile ai tradizionali siti web di e-commerce, con l'aggiunta di livelli di funzionalità per supportare le politiche e le normative dell'organizzazione acquirente.
Nelle grandi organizzazioni ci sono molte parti in movimento e i sistemi di e-procurement possono aiutare le aziende a superare le sfide del procurement, come ad esempio:
- Risparmio di tempo per i dipendenti: il processo di approvvigionamento nelle grandi organizzazioni può essere lungo e noioso, in quanto i dipendenti devono controllare i prezzi, i fornitori e confrontarsi con le politiche di approvvigionamento manualmente.
- Automatizzare il flusso di lavoro di approvazione: A volte un dipendente ha bisogno di fare un acquisto importante al di fuori delle sue autorizzazioni di budget. Invece di perdere tempo con e-mail e telefonate, un sistema di e-procurement invierà una richiesta di acquisto al responsabile del reparto appropriato per l'approvazione necessaria. Il sistema gestisce tutto il lavoro pesante e la comunicazione, in modo che i dipendenti possano concentrarsi sul loro lavoro.
- Accesso ai fornitori preferiti: Le organizzazioni hanno in genere fornitori preferenziali per garantire prezzi bassi. Un sistema di e-procurement memorizza le informazioni di contatto dei fornitori, i termini di pagamento e altre informazioni per facilitarne il recupero e la revisione.
- Migliore controllo del budget: Le organizzazioni sono alla ricerca di modi per ridurre le spese generali e i sistemi di e-procurement assicurano che i dipendenti non spendano mai più di quanto siano autorizzati a spendere.
- Archiviazione semplificata: Una volta approvato un acquisto, un sistema di e-purchase gestisce la comunicazione degli ordini di acquisto, le conferme di spedizione/ricezione e la gestione delle fatture per i conti fornitori.
- Prevenzione degli acquisti non autorizzati: Gli acquisti oscuri sono articoli acquistati da un dipendente che non rientrano nel processo di approvvigionamento definito dall'organizzazione. Gli acquisti non controllati sono costi incontrollati e le aziende possono subire perdite di fatturato se non vengono controllati.
- Risolvere i problemi di approvvigionamento: La gestione dei fornitori è una sfida cruciale per i professionisti dell'approvvigionamento. I sistemi di e-procurement aiutano le organizzazioni a tenere traccia della qualità, delle prestazioni dei fornitori e di altre complicazioni.
- Ciclo di approvvigionamento ridotto: A volte gli articoli vengono ordinati con urgenza, ma il lungo processo di acquisto può far sì che i dipendenti non ricevano i loro articoli per settimane o mesi dopo la data di consegna prevista.
- Applicare la gestione del rischio: Tutti i processi di approvvigionamento contengono livelli intrinseci di rischio per la conformità, l'aderenza alle politiche e il conflitto tra i partecipanti.
Sebbene il processo di approvvigionamento sia complicato, i dipendenti devono ordinare i beni e i servizi per svolgere il proprio lavoro. Le aziende e le organizzazioni di livello aziendale hanno bisogno di un sistema che aiuti i dipendenti ad acquistare articoli da fornitori approvati e a semplificare l'intero processo.
I sistemi di e-procurement sono una componente necessaria per tutte le grandi organizzazioni, e un modo per supportare ancora di più un'organizzazione è la soluzione PunchOut.
